Boekhouden in Excel, waarom wel/niet?

Binnen de producten van Microsoft Office bestaat al jaren het programma ‘Excel’. Ongeveer 30 procent van de ondernemers in Nederland maakt gebruik van dit programma, dit betekent dus dat Excel de marktleider is op het gebied van administratiesoftware. Maar is Excel eigenlijk wel de beste keuze of zou je een cursus Excel moeten volgen?

Excel is de beste rekenmachine die ooit is ontwikkeld. Naast het standaard rekenen biedt dit programma tal van functies. Je kunt teksten invoeren, grafieken maken en er kan gebruik gemaakt worden van ‘macro’s’. Macro’s kunnen oplossingen maken voor allerlei automatiseringsvraagstukken. In theorie is het mogelijk om ’s ochtends het koffiezetapparaat te laten starten met behulp van Excel.

Waarom niet

Waarom zou je de boekhouding dan niet in Excel uitvoeren? Het grote probleem van Excel is de vrijheid van het programma. Omdat er zoveel opties zijn, kan er ook heel veel misgaan. Je kunt gemakkelijk een foute code invoeren, per ongeluk een formule verwijderen op de formule een verkeerde verwijzing geven. Het gevolg hiervan is dat er niets meer klopt van je boekhouding. Controleer daarom altijd of je de juiste cellen aan elkaar hebt gekoppeld, en ga zo maar door.

Nog een reden om geen Excel te gebruiken, heeft te maken met het feit dat er zo veel administratiesoftware in omloop is. Er zijn haast net zoveel modellen als dat er ondernemers zijn. Administratiekantoren en adviseurs willen graag werken vanuit een zekere uniformiteit, waarin de financiƫle gegevens eenvoudig te controleren en te verbeteren zijn. Hier ligt een spanningsveld waardoor adviseurs de boekhouding niet graag met Excel werken.

Waarom wel

Het bijzondere is dat dezelfde adviseur wel de analyse van cijfers in Excel uitvoert.Bijna alle administratiepakketten bieden een exportknop van hun gegevens naar Excel. Is het dan dus niet logischer om zowel de verwerking van de cijfers als de analyse hiervan in hetzelfde programma te kunnen doen? Misschien heeft dit te maken met het feit dat er zoveel mis kan gaan bij Excel, maar met behulp van macro’s is dit probleem volledig te omzeilen. Excel plaatst zelf alle formules en dat werkt uitstekend.

Excel kan, mits goed gebouwd en beveiligd, een fantastisch systeem zijn om juist wel de boekhouding te voeren. De financiƫle gegevens zijn gemakkelijk in te voeren. Daarnaast kan Excel simpel de relevante stuurinformatie genereren, zoals het opvragen van debiteuren en crediteuren, het banksaldo, de btw-aangifte en de verlies- en winstrekening. Dat levert je een enorme tijdbesparing op. En tijd is natuurlijk geld!